Qué es un plan de contingencia y cómo crear uno en 8 pasos para evitar riesgos.

Por Julia Martins

Un plan de contingencia empresarial es una estrategia de respaldo para tu equipo u organización. Define cómo responderás si eventos imprevistos te hacen desviar de tu plan original, por ejemplo, qué medidas tomarás si pierdes un cliente clave o si tu servicio de software se cae durante más de tres horas. Obtén instrucciones detalladas sobre cómo crear un plan de contingencia, de manera que si sucede un imprevisto tu equipo pueda actuar rápidamente y volver a encarrilar las cosas. 

Nadie quiere que el plan A falle, pero tener un buen plan B es la mejor manera de estar preparado para cualquier situación. Con un plan de respaldo sólido, puedes reaccionar de manera efectiva ante imprevistos y volver a la normalidad lo más rápido posible. 

Un plan de contingencia es una estrategia proactiva que te ayudará a abordar las situaciones negativas y garantizar la continuidad del negocio. En este artículo, aprenderás qué es un plan de contingencias, por qué es importante contar con uno, cómo elaborar un plan de contingencia para eventos inesperados y a desarrollar estrategias y buenas prácticas de recuperación para garantizar el funcionamiento de tu negocio.

¿Qué es un plan de contingencia empresarial y por qué es importante?

Un plan de contingencia empresarial es una estrategia sobre cómo responderá tu organización en caso de eventos importantes o críticos para el negocio que te hagan desviar de tus planes originales. ¿Por qué es importante un plan de contingencias? Si se ejecuta correctamente, puede mitigar el riesgo y ayudarte a volver a la normalidad, lo más rápido posible.

Es posible que estés familiarizado con los planes de contingencia para responder ante desastres naturales; las empresas y los gobiernos suelen crear planes de contingencia para la recuperación de desastres después de inundaciones, terremotos o tornados. Por ejemplo, muchas empresas se vieron beneficiadas al contar con un plan de contingencia con medidas generales cuando comenzó la pandemia de coronavirus (sars-cov-2) para poder dar continuidad a su negocio.

Pero los planes de contingencia tienen la misma importancia en caso de riesgos comerciales. Por ejemplo, puedes crear un plan de contingencia que describa lo que harás si tus competidores principales se fusionan o qué dirección tomarás si pierdes un cliente clave. Incluso podrías crear un plan de contingencia para situaciones menores que tendrían un gran impacto, como que tu servicio de software se caiga durante más de tres horas.

La diferencia entre un plan de contingencia empresarial y un plan de gestión de riesgos del proyecto

La gestión de riesgos del proyecto es el proceso de identificar, dar seguimiento y abordar los riesgos a nivel de proyecto. Aplica la gestión de riesgos del proyecto al comienzo del proceso de planificación del proyecto para prepararte ante cualquier riesgo que pueda surgir. Para hacerlo, crea un registro de riesgos para identificar y supervisar los riesgos potenciales del proyecto. Si se materializa un riesgo, puedes usar tu registro de riesgos para abordar ese riesgo de forma proactiva y resolverlo lo más rápido posible.

El plan de contingencia es similar a un plan de gestión de riesgos del proyecto porque también te ayuda a identificar y resolver riesgos. Sin embargo, un plan de contingencia empresarial debe considerar los riesgos que abarcan varios proyectos o incluso los riesgos que podrían afectar a varios departamentos. Para crear un plan de contingencia, identifica y prepárate para riesgos grandes a nivel empresarial.

¿Cómo elaborar un plan de contingencia en tan solo 8 pasos?

Puedes elaborar un plan de contingencia en varios niveles de tu organización. Por ejemplo, si eres líder de equipo, puedes crear un plan de contingencia para tu equipo o departamento. Como alternativa, los ejecutivos de la empresa deben crear planes de contingencia empresarial para situaciones que podrían afectar a toda la organización. 

Al elaborar tu plan de contingencia, asegúrate de evaluar la probabilidad y la gravedad de cada riesgo. Luego, una vez que hayas creado tu plan (o planes), obtén la aprobación de tu gerente o jefe de departamento. De esa manera, si ocurre un evento negativo, tu equipo puede actuar y resolver rápidamente el riesgo sin tener que esperar las aprobaciones.

1. Haz una lista de los riesgos

Antes de poder resolver los riesgos, primero debes identificarlos. Empieza haciendo una lista de todos y cada uno de los riesgos que podrían afectar a tu empresa. Recuerda: hay diferentes niveles de planificación de contingencias; puedes planificar a nivel de empresa, departamento o programa. Asegúrate de que tus planes de contingencia estén alineados con el alcance y la magnitud de los riesgos que es tu responsabilidad abordar.

Un plan de contingencia es un conjunto de medidas y un esfuerzo a gran escala, por lo tanto, realiza una sesión de lluvia de ideas con las partes interesadas relevantes para identificar y tratar los riesgos potenciales. Si no estás seguro de quién debería estar incluido en tu sesión de lluvia de ideas, crea un mapa de análisis de participantes para identificar quiénes deberían participar.

2. Evalúa los riesgos según su gravedad y probabilidad

No es necesario crear un plan de contingencia para cada riesgo que planteaste. Una vez que describas los riesgos y las amenazas potenciales, trabaja con las partes interesadas para hacer un análisis de riesgo e identificar el posible impacto de cada riesgo.

Haz una evaluación del riesgo en función de dos métricas: la gravedad del impacto si el riesgo ocurriera y la probabilidad de que ocurra. Durante la fase de evaluación de riesgos, asigna a cada riesgo su grado de gravedad y probabilidad; recomendamos utilizar alto, medio y bajo.

3. Identifica riesgos importantes

Una vez que hayas asignado el grado de gravedad y probabilidad a cada riesgo, depende de ti y de las partes decidir qué riesgos son los más importantes a abordar en la medida de lo posible. Por ejemplo, definitivamente debes crear un plan de contingencia para un riesgo de alta probabilidad y alta gravedad, mientras que no sería necesario crear un plan de contingencia para un riesgo de baja probabilidad y baja gravedad.

Las partes interesadas y tú deben establecer los límites. Por ejemplo, ¿qué van a hacer con los riesgos que son de baja gravedad, pero de alta probabilidad? ¿Qué harán con los riesgos que son de alta gravedad, pero de probabilidad relativamente baja?

A continuación te mostramos cómo podrían desarrollarse los diferentes riesgos y un posible escenario de plan de contingencia con el que tu equipo podría encontrarse:

• Gravedad alta y probabilidad alta o gravedad media y probabilidad alta. Crea planes de contingencia sólidos para estos riesgos. Asegúrate de tener un plan de emergencia y de mitigación sólido en caso de que ocurran estos riesgos, para que puedas reanudar las operaciones comerciales normales lo más rápido posible.
• Gravedad alta y probabilidad media. También crea un plan de contingencia para estos riesgos. Aunque es menos probable que sucedan, podrían tener un impacto severo en las funciones de tu negocio si así fuera. La planificación proactiva para el peor de los casos puede ayudarte a dar una respuesta rápida ante eventos inesperados.
• Gravedad alta y probabilidad baja. La elaboración del plan de contingencia para estos riesgos también es recomendado. La única diferencia para estos planes de contingencia es con quién debes compartirlos una vez finalizados. Considera compartir estos planes con menos personas, ya que son menos relevantes.
• Gravedad media y probabilidad media o gravedad baja y probabilidad alta. Considera crear planes de contingencia sólidos para estos riesgos. Es posible que quieras tener una reunión más pequeña con las partes interesadas para estos planes de contingencia o adoptar un enfoque menos riguroso para la planificación de las contingencias. Pero tener un plan B con medidas generales de lo que podrías hacer si ocurren ciertos riesgos, particularmente si es probable que ocurran, es una buena estrategia proactiva.
• Gravedad media y probabilidad baja, gravedad baja y probabilidad media o gravedad baja y probabilidad baja. No crees un plan de contingencia para estos riesgos. Es probable que estos riesgos no sucedan o que no afecten mucho las funciones de tu negocio si llegasen a ocurrir. Sin embargo, planifica volver a revisar estos riesgos periódicamente para evaluar si la gravedad y la probabilidad han cambiado.

4. Crea un plan de contingencia para los mayores riesgos

Crea un plan de contingencia para cada riesgo que hayas identificado como importante. Como parte de ese plan de contingencia, describe el nivel de riesgo y organiza una lluvia de ideas sobre el procedimiento de actuación que hará tu equipo si el riesgo llega a ocurrir. Cada plan de continuidad de negocio debe incluir todos los pasos que debes seguir para volver a la normalidad.

Tu plan de contingencia debe incluir información sobre:

• Los factores desencadenantes que pondrán en marcha este plan
• La respuesta inmediata
• Quiénes debe participar y recibir informes
• Responsabilidades clave, incluido un gráfico RACI si es necesario
• El cronograma de tu respuesta (es decir, lo que debe hacerse de inmediato frente a lo que debe hacerse a más largo plazo)

Por ejemplo, supongamos que has identificado una posible escasez de personal como un riesgo probable y grave. Esto afectaría significativamente las operaciones normales, por lo que debes crear un plan de contingencia con medidas organizativas para prepararte para ese escenario. Cada persona de tu equipo tiene un conjunto muy particular de habilidades, y sería difícil gestionar las responsabilidades del equipo si varios recursos humanos se fueran al mismo tiempo. Tu plan de contingencia puede incluir quién puede cubrir ciertos proyectos o procesos mientras hallas un reemplazo, o cómo mejorar la documentación del equipo para evitar tener habilidades aisladas.

5. Obtén aprobación para tu plan de contingencia

Asegúrate de que los líderes relevantes de la empresa conozcan el plan y estén de acuerdo con tu curso de acción y las medidas preventivas. Esto es de especial relevancia si estás creando planes a nivel de equipo o departamento. Al crear un plan de contingencia, estás capacitando a tu equipo para que responda rápidamente ante un riesgo, pero también debes asegurarte de que el curso de acción sea el correcto. Además, la aprobación previa te permitirá poner en marcha el plan con confianza, sabiendo que estás en el camino correcto y sin tener que solicitar aprobaciones de antemano.

6. Comparte tus planes de contingencia

Una vez que hayas creado tus planes de contingencia, compártelos con las personas adecuadas. Asegúrate de que todos sepan lo que harás, de modo que, cuando llegue el momento, puedas actuar de la manera más rápida y fluida posible. Mantén tus planes de contingencia en una fuente central de referencias para que todos puedan acceder fácilmente en caso de ser necesario.

Crear un proyecto en una plataforma de gestión del trabajo es una excelente manera de distribuir el plan y garantizar que todos tengan una guía paso a paso sobre cómo implementarlo.

7. Supervisa tu plan de contingencia

Revisa tu plan de contingencia con frecuencia para asegurarte de que aún sea correcto. Ten en cuenta los nuevos riesgos o las nuevas oportunidades, como las nuevas contrataciones para los diferentes puestos de trabajo o un panorama empresarial cambiante. Si un nuevo líder ejecutivo se une al equipo, asegúrate de presentarle el plan de contingencia para que también lo revise.

8. Crea nuevos planes de contingencia si es necesario

Si has creado planes de contingencia para todos los riesgos que encontraste, eso es genial, pero asegúrate de monitorear constantemente si existen nuevos riesgos. Si descubres un nuevo riesgo y tiene una gravedad o probabilidad suficientemente alta, crea un nuevo plan de contingencia para ese riesgo. Del mismo modo, puedes revisar tus planes y darte cuenta de que es probable que algunos de los escenarios que alguna vez te preocuparon no lleguen a ocurrir o, si tuvieran lugar, no afectarían tanto a tu equipo.

Errores comunes en la creación de un plan de contingencia y cómo evitarlos

Un plan de contingencia es una herramienta poderosa que te ayuda a volver rápidamente a las operaciones comerciales normales. Para asegurarte de que tu proceso de planificación de contingencias sea lo más fluido posible, ten cuidado con los errores comunes como, por ejemplo:

Falta de aceptación

Se necesita mucho trabajo para crear un plan de contingencia, por lo que antes de comenzar, asegúrate de contar con el apoyo de los ejecutivos involucrados. A medida que creas tu plan, consulta continuamente con tus patrocinadores para asegurarte de que has abordado los riesgos clave y de que tu plan de acción es sólido. Al hacerlo, puedes asegurarte de que las partes interesadas vean tu plan de contingencia como algo que pueden respaldar.

Sesgo en contra del pensamiento de estilo “Plan B”

En algunas culturas empresariales no les gusta pensar en el plan B; les gusta apostar todo lo que tienen al plan A y esperan que funcione. Pero pensar de esta manera puede exponer a tu equipo y centro de trabajo a más riesgos que si creas un plan B de manera proactiva.

Considéralo como algo similar a verificar cómo está el clima antes de salir a navegar para no quedar atrapado accidentalmente en una tormenta. Nueve de cada diez veces, el día despejado y soleado no se volverá de repente un día de tormenta, pero siempre es mejor estar preparado. Crear un plan de contingencia para prevención de riesgos laborales puede ayudarte a garantizar que, si ocurre un evento negativo, tu empresa estará lista para enfrentarlo y recuperarse lo más rápido posible. 

No revisar los planes de contingencia una vez terminados

Se necesita mucho trabajo para armar un plan de contingencia. A veces, cuando terminas, puede ser tentador considerarlo un trabajo bien hecho y olvidarse de él. Pero asegúrate de programar recordatorios regulares (tal vez una o dos veces al año) para revisar y actualizar tu plan de contingencia si es necesario. Si surgen nuevos riesgos, o si tus operaciones comerciales cambian, actualizar tu plan de contingencia puede garantizar que tengas la mejor respuesta a los eventos negativos.

Tu plan de contingencia está listo, ¿y ahora qué?

Crear un plan de contingencia puede suponer mucho trabajo, pero si alguna vez necesitas usarlo, te alegrarás de haberlo creado. Pero además de crear un plan de contingencia sólido, asegúrate de mantenerlo actualizado.

Trabajar con proactividad puede ayudarte a mitigar los riesgos antes de que sucedan, así que asegúrate de comunicar tu plan de contingencia a los miembros del equipo que serán responsables de llevarlo a cabo en caso de que ocurra un riesgo. No dejes tu plan de contingencia en un documento para que acumule polvo; después de crearlo, ¡asegúrate de usarlo si es necesario!

Una vez que hayas creado el plan, asegúrate de guardarlo en un punto central al que todos puedan acceder, como una plataforma de gestión del trabajo. Si llega el momento de utilizar uno de tus planes de contingencia, almacenarlos en una ubicación de acceso centralizado permitirá que tu equipo pueda convertir los planes en acciones rápidamente.

Fuente: https://asana.com/es/resources/contingency-plan