Problemas mas comunes con los sistemas de informacion

Problemas más comunes con los Sistemas de Información y que se traducen en frustraciones para los empresarios y un obstáculo para llevar a cabo la automatización de procesos.

Comprar el Sistema sin saber a ciencia cierta qué es lo que hace ( pedir una demostración )En varias ocasiones, nos encontramos que un cliente adquiere un Sistema de Información Administrativo, porque le fue recomendado por un amigo, o porque vio el anuncio en una Revista, o porque lo escucho en la radio, etc.

Los S. I. No deben adquirirse de esta forma. No es lo correcto. Es necesario hacer aunque sea un pequeño análisis, ver alguna demostración de los alcances que promete.El que le haya funcionado a un amigo, no quiere decir que me funcione. Podemos tener requerimientos distintos en la organización.Problemas propios del Sistema ( tiene errores )Cuando un S.I. es de fabricación reciente, y no ha estado un tiempo suficiente en el mercado, es posible que tenga errores de operación que no haya detectado el propio fabricante. Así mismo las versiones apresuradas que son liberadas al mercado son otro ejemplo de esta situación.

A veces el usuario NO cree que el S.I. pueda tener errores y cree que algo está haciendo mal. Esto se traduce en una frustración de no poder echar a andar el Sistema. Mayores costos, para detectar el problema y por el retraso de la implantación.Esta mala experiencia puede ser suficiente para dejar en la Mente de un Empresario, que los S.I. no sirven, o bien, solo vienen a complicar más las cosas.Instalación sin leer el Manual de Usuario ( o de plano que el Sistema no tenga Manual de Usuario )Es muy importante que el S.I. cuente con un Manual de Usuario, un Manual de Operación.

Existen algunas personas, que quieren ser ellos mismos de manera autodidacta quienes instalen el Sistema. Esto está bien, solo que puede llevar un poco más de tiempo. Y para ello, el Manual debe ser muy preciso y muy claro.Además recordemos que el manual de Usuario puede ser muy útil para cuando el asesor no se encuentre cerca de nosotros para resolvernos una duda.Si el S.I. que va a adquirir no cuenta con un Manual de Usuario, comience a dudar respecto a su compra. Pues adquirirlo puede traerle mayores problemas.Personal con Resistencia al Cambio ( saboteadores )Es increíble, pero sucede.

Los S.I. se hacen para facilitare el trabajo a todos dentro de la empresa. Sin embargo, de vez en cuando, nos topamos con empleados que , no solo no colaboran, sino que se oponen, ofrecen resistencia y hasta se las ingenian para impedir que los S.I. se implanten.A veces llevados por los miedos de poder dominar el sistema, otras veces, por que tienen interese personales para que al S.I. le vaya mal.Capacitación apropiada del personal ( Teoría, conocer cómo se deben hacer las cosas, … )Es muy importante que todo el personal de la empresa se involucre cuando vayamos a instalar un nuevo S.I. Enterarlo de que es lo que se espera de cad uno de ellos.

Habrá gente que tal vez, ni va a interactuar directamente con una PC, pero seguramente también será parte del Proceso de Flujo de Información.La gente que va a trabajar directamente con el S.I. debe recibir una capacitación adecuada, si no de todo el sistema, sí de las partes que a él le tocan dentro de su trabajo.Con la capacitación, el personal trabajará más seguro, conocerá los momentos en los que hay que capturar la información y emitir reportes. En fin, tendrá conciencia de lo que se espera de él, respecto al S.I. durante todo el proceso.

Entrenamiento del Personal ( enfrentarlo a escenarios, practicar, … )No solo hay que capacitar al personal, sino también hay que entrenarlo. Esto se puede hacer ligado al momento de capacitar. Consiste en dejar que el usuario practique la captura de datos y simular escenarios probables que se le puedan presentar, y observar, cómo él daría solución.Se acumulan los documentos que hay que capturarUno de los errores en que caen los usuarios, es en confiarse en que luego realizarán la captura del día, por ejemplo, las entradas o salidas de almacén. Lo ideal es realizar un trabajo diario y constante, de lo contrario, puede ser que al mirar a ver el escritorio, encuentres una pila enorme de papeles esperando a ser capturados.

Lo mejor es hacer la captura en el momento en que están sucediendo los hechos.Se capturan mal los datos ( falta de concentración, claridad en los documentos, personal que pueda discernir la información, … )Esto obedece a que si capturas basura a un S.I., entonces recibirás basura como relutado. No puede ser de otra manera. A veces, cuando se va a instalar un S.I. el empresario piensa que debe contratar gente especializada para capturar los datos. Porque ellos no saben de computadoras. Yo les recomiendo que no hagan eso. Lo más importante es que la gente que va a capturar sea gente que conoce el negocio, así al momento de estar trabajando con el S.I., si se encuentra con algún dato a capturar que le sea extraño, seguramente lo cuestionará. Y esto forma parte del proceso de validación de la información. En cambio, una gente nueva, que no conoce el negocio, quizás capture la información como viene, sin analizarla.

No contratar gente profesional para que nos asesore.Yo les recomiendo a los empresarios, que cuando vayan a adquirir un S.I. para su negocio, se acerquen a gente profesional en el área. No se automediquen. No hagan lo que les aconsejó el vecino o el compadre. Consulten, acérquense a gente que pueda escuchar sus requerimientos y los pueda traducir en soluciones y alternativas viables para obtener un buen S.I. Resistencia a adquirir Pólizas de Servicio o Asesorías por EventoEmpresas como la nuestra, ofrecen sus servicios de asesoría en Sistemas, por evento o a través de Pólizas de servicio. También pregunten por las alternativas, no hay nada mejor que, cuando se instala un nuevo Sistema de Información en la empresa, sepamos que contamos con un respaldo externo que estará allí dispuesto a asesorarnos y ayudarnos en el momento en que lo necesitemos.

Siempre digo que el éxito en una instalación de un nuevo Sistema de Información se da cuando éste viene con un acompañamiento por parte del Proveedor del Sistema.

Fuente http://www.formulaenlosnegocios.com.mx/problemas-mas-comunes-con-los-sistemas-de-informacion/