¡Implantar el Control de Gestión en tu negocio!

Por David Vara

En las empresas y mercados los cambios siempre son continuos, y por ello, exige aprender, conocer y disponer de nuevas herramientas de Management. Una de estas nuevas herramientas de Management es el Control de Gestión.

El sistema de Control de Gestión se puede implementar en cualquier tipo de organización (Empresa, PYME, Autónomo), tan sólo será necesario adaptarlo a las necesidades y posibilidades de cada negocio.

¿No sabes que es el Control de Gestión? ¡Empecemos por el inicio!,

¿Qué es el Control de Gestión?

Es el instrumento mediante el cual los responsables se aseguran de que los recursos se obtienen y se utilizan de la forma más eficiente y eficaz posible, con el propósito de alcanzar los objetivos establecidos por la empresa.

También existen otras definiciones:

-Es el proceso de recogida, tratamiento, análisis y síntesis de información. Sobretodo en los costes, presupuestos y desviaciones, con el fin de facilitar la toma de decisiones.

-Planificar, alienar e implementar estratégicas de control y gestión. Establecer sistemas de incentivos ligados a resultados y toma de decisiones correctoras. La información puede ser histórica o previsional, como monetaria o no monetaria.

¿Cuáles son los objetivos del Control de Gestión?

-Recopilar, analizar, medir y valorar la información de la circulación de recursos internos, así como su racionalización y control, con el fin de suministrar a la empresa la información relevante para la toma de decisiones empresariales.

-Informar y comunicar a todas las personas implicadas en la organización. Trasladar a cada parcela y/o departamento de la empresa la información que ha de ser necesaria para su gestión.

-Enlazar, compartir y orientar los esfuerzos conjuntos de todos los departamentos de la empresa hacía los objetivos establecidos, procurando la eficacia y la eficiencia.

-Generar unión entre departamentos, responsables y colaboradores, motivados para la consecución de los objetivos. Planificar incentivos ligados al control de gestión y cumplimento de los resultados, será de gran ayuda.

Ahora que ya conoces que es el Control de Gestión y cuáles son sus objetivos en una organización, es momento de plantearte si este sistema puede ser útil en tu negocio (no lo dudes). Pero antes, debes conocer cómo deberías trabajar y utilizar un sistema de Control de Gestión para que fuera realmente eficiente y eficaz, y cuáles son las faces para una correcta implantación:

¿Características de un sistema de control de gestión eficaz y eficiente?

Cada empresa debe detallar y diseñar su propio sistema de control de gestión. No obstante, suele ser conveniente y necesario:

-Que venga impulsado por la alta dirección en conjunto, pero con la colaboración de todos los colaboradores de la empresa.

-Ha de diseñarse con el máximo consenso posible. Esto hace indispensable que sea un diseño participativo entre todas las personas implicadas. Utiliza mecanismos de participación por departamentos.

-Debe nutrirse constantemente del feed-back y valoración del máximo número de colaboradores de la empresa.

-Ha de ser global y abarcar todas las áreas y/o departamentos de la empresa, centrando mayores esfuerzos en aquellas áreas que consuman más recursos y/o que sean claves para el alcance de los objetivos.

-Se debe obtener la información en tiempo real. Clara, concreta y correcta.

-El sistema de control de gestión debe ajustarse a la estructura y necesidades de la empresa y a las funciones de cada uno de sus miembros.

-El coste económico del sistema de control de gestión tiene que ser razonable.

¿Principales fases para el diseño de un sistema de Control de Gestión?

1-Selección de los objetivos que persigue la implementación del sistema de control de gestión (planificar, alinear la estructura de la organización con dicha planificación, reducir riesgos o incertidumbres, anticiparse a los acontecimientos futuros, conocer dónde, cómo y cuándo se están invirtiendo los recursos puestos a disposición de cada responsable). Definir y detallar el porqué de implantar el sistema de Control de Gestión?

2-Para realizar el diseño del sistema de control de gestión, hay que tener en cuenta la estructura de la organización, la cultura y los medios con los que cuenta, para que el sistema de control de gestión sea eficaz y todo el equipo participe en el mismo.

3-Las áreas que participan en su diseño e implementación resuelven las cuestiones que surgen, como puede ser la revisión de la estructura de la organización y la asignación de responsabilidades y  tareas, el calendario a seguir, la concreción de los responsables de su implementación, etc…

4-A su vez, debería valorarse el coste que supone la obtención de cada información, para que no sea mayor el coste, que el rendimiento que pueda obtenerse con la misma.

5-Conocer los elementos con los que se trabaja para la implementación y la evaluación del sistema de control de gestión, como son el propio programa de gestión, los sistemas de costes que se adopten, etc…

6-Finalmente, tras la implementación del sistema de control de gestión, se obtiene una serie de informaciones como son: cuadros de mandos con indicadores, informes de seguimiento de las posibles desviaciones….).

¡Ya tienes toda la información! ¡Ya puedes ponerte en marcha! Pero antes deberías conocer con qué limitaciones podrías encontrarte en el momento de implantar el sistema. Nadie dijo que fuera fácil. Siempre que se introducen novedades y nuevos sistemas en una organización y equipo, pueden aparecer limitaciones. ¡Deberás transformar estas limitaciones en oportunidades para el equipo!

Limitaciones en la implantación de un sistema de control de gestión:

Puedes vislumbrarse dificultades, principalmente:

-Desconocimiento de la importancia del sistema de Control de Gestión como herramienta en la contribución a mejorar la información existente y el control de los aspectos clave de la organización. No se tome en serio la importancia del sistema.

-La desconfianza que transmite a algunos colaboradores, que lo consideran como una herramienta para controlar su trabajo. El sistema de control de gestión no se debe contemplar como un sistema fiscalizador o controlador, sino como una instrumento para detectar y analizar problemas a resolver y para seleccionar e implementar las mejores soluciones.

-La realización de informes erróneos debido a una mala calidad de la información obtenida. Analizar estos datos incorrectos llevan a conclusiones y valoraciones erróneas, generando y probando una pérdida de tiempo y fiabilidad y confianza en el sistema implantado.

-No tomar las decisiones oportunas en los momentos exactos del análisis, aun sabiendo que existen desviaciones, por pensar y creer que aún faltan datos y elementos a tener en cuenta para el análisis.

-El importante coste económico y temporal que el sistema de control de gestión puede generar, si no se racionalizan y planifican correctamente los medios a utilizar.

-La posible tardanza o complejidad del sistema. Si es necesario grandes y continuos procesos para la obtención de un dato, lo convierte en un instrumento poco flexible

Finalmente, te anticipo dos de las herramientas más importantes en el Control de Gestión, y que veremos más detalladamente en nuevos artículos del blog.

El presupuesto de la Cuenta de Resultados

El presupuesto es una herramienta de planificación que, de una forma determinada, integra y coordina las áreas, actividades, departamentos y responsables de una organización, y que expresa en términos monetarios los ingresos, gastos y recursos que se generan en un período determinado para cumplir con los objetivos fijados en la estrategia.

Las principales características de un presupuesto son:

-Expresar lo que se quiere alcanzar en el futuro mediante los objetivos fijados de forma monetaria, apoyan la planificación y ayudan a cuantificar los objetivos.

-Integra y coordina todas las áreas, actividades, departamentos y responsables en el momento de la confección de los diferentes tipos de presupuestos operativos.

-Aglutina toda la actividad de la organización en relación a los recursos utilizados.

-Permite trasladar los objetivos a términos monetarios y delegar la responsabilidad de su consecución a los diferentes responsables para después poder hacer su seguimiento mediante el control y análisis de las desviaciones.

-Sirve para minimizar el riesgo futuro en la consecución de los objetivos.

Ventajas de la utilización de los presupuestos:

-El diseño y realización del presupuesto es una herramienta de gestión adecuada para conocer la situación y las posibilidades futuras de la empresa.

-Sirve como elemento básico de implicación y motivación del personal que participa en el proceso de confección y seguimiento.

-Es una herramienta de control, ya que permite analizar las desviaciones entre lo previsto y lo real en un período.

-Permite un seguimiento de los resultados de los indicadores previstos frente a los reales.

El Cuadro de Mando Integral

El Cuadro de Mando Integral es una herramienta de Control de Gestión que traduce la misión, la visión y la estrategia corporativa, en indicadores que miden los factores clave de éxito de la organización.

Estos indicadores deben estar relacionados entre sí, de manera que ofrecen una visión integral de la empresa, al mismo tiempo que sirven de elemento comunicativo para la misma.

Un Cuadro de Mando Integral pivota, normalmente, sobre cuatro perspectivas fundamentales de la organización, que integran los factores clave de éxito más relevantes:

Aprendizaje y crecimiento de los empleado:

Son aquellos factores que permiten mejorar las aptitudes y conocimientos de los empleados con la finalidad de mejorar su motivación y contribución en la organización. Esta perspectiva informa de cómo lo ven los empleados.

Procesos internos:

La manera en que opera la organización y la forma de llevar a cabo su actividad. Interesa invertir en ellos para ofrecer un mejor servicio cliente. Esta perspectiva informa de cómo lo hace la empresa en las actividades relacionadas con su cadena de valor, que va desde que detecta una necesidad del cliente hasta que finaliza el servicio post-venta.

Clientes:

Conocer los aspectos que valoran los clientes a la hora de contratar los servicios, y así, satisfacer directamente sus necesidades. Esta perspectiva informa de cómo lo ven los clientes ya que informa de su nivel de satisfacción, fidelidad, repetición de compras…

Finanzas: Resultado y rentabilidad obtenidos gracias al buen funcionamiento de los anteriores factores. Esta perspectiva informa de aquello que interesa más a los accionistas y socios de la empresa.

En siguientes artículos del blog, seguiremos aplicando información, detallándote y ayudándote a implantar y utilizar un sistema de Control de Gestión en tu negocio. Sin duda, es una herramienta, e incluso una forma de gestionar, que te ayudará a mejorar y conseguir los objetivos que en común os planteáis en vuestro negocio.

Desde el equipo de Blueindic, sabemos y conocemos de la importancia del Control de Gestión, y es por ello, que en la aplicación de gestión empresarial Blueindic encontrarás las dos herramientas (Presupuesto de la Cuenta de Resultados y Cuadro de Mando Integral), que podrás utilizar en la gestión de tu negocio. Blueindic se ha creado y diseñado para ayudarte y facilitarte en las gestiones empresariales, y sin lugar a duda, también debían aparecer herramientas de Control de Gestión.

Fuente: https://www.blueindic.com/blog/control-de-gestion-en-tu-negocio/