Benchmarking: una estrategia clave para el éxito empresarial

por Jorge Rivero

En un mercado tan dinámico como el actual, todas las empresas buscan obtener ventajas competitivas de manera ágil. Para impulsar tu organización, es crucial realizar un estudio de benchmarking. Este análisis comparativo puede acelerar el rendimiento de tu empresa al identificar oportunidades de mejora al observar a quienes obtienen excelentes resultados. En este artículo, te proporcionamos una comprensión completa del benchmarking, incluyendo sus características, beneficios y cómo implementarlo efectivamente en áreas como marketing, ventas y atención al cliente.

Qué es el benchmarking

El benchmarking es una estrategia de gestión empresarial que se basa en la identificación de las mejores prácticas, tanto internas como externas a una empresa, mediante la comparación de técnicas, procesos y servicios con otras organizaciones. El objetivo principal es mejorar la eficiencia y la competitividad de la empresa. Esta metodología busca aprovechar las prácticas destacadas de otras compañías y adaptarlas al entorno de trabajo propio para optimizar los servicios ofrecidos.

Es importante destacar que las comparaciones no se limitan a empresas similares en la misma industria o mercado, ya que soluciones efectivas pueden encontrarse en diferentes sectores. El benchmarking puede aplicarse a cualquier proceso, función o producto de una organización, evaluando aspectos como la calidad, tiempo, costos, efectividad y satisfacción del cliente.

Características del benchmarking

1. Enfoque objetivo: El benchmarking se distingue por su enfoque objetivo, basado en reglas lógicas que requieren una razón específica para su implementación en una organización.
2. Análisis de tendencias: Constantemente, busca analizar las tendencias del mercado, utilizando esta información como guía para la mejora continua de los procesos.
3. Orientado a buenas prácticas: Como parte de un programa de mejora continua, se apoya en la retroalimentación para optimizar las prácticas existentes e identificar oportunidades de desarrollo.
4. Proceso continuo: El benchmarking se caracteriza por ser un proceso continuo que se integra a las actividades regulares de las empresas. La inconsistencia en su aplicación puede conducir a resultados insatisfactorios.
5. Participación de toda la empresa: Para llevar a cabo esta metodología, es fundamental contar con la participación de todas las áreas de la organización, lo que permite que los beneficios se reflejen en el éxito general de la empresa.

Para qué sirve el benchmarking

1. Evaluación comparativa: El benchmarking permite identificar las mejores prácticas en los procesos de otras organizaciones, más allá del análisis de competencia. Esto brinda a las empresas la oportunidad de implementar técnicas y procedimientos que mejoren su propio desempeño.
2. Aumento de la productividad: Facilita la optimización de los procesos de trabajo y la elevación de la productividad al identificar fortalezas y debilidades que pueden ser oportunidades de mejora en los procedimientos.
3. Reducción del riesgo empresarial: El benchmarking puede ayudar a abordar incidentes dentro de la organización, especialmente en la reducción de riesgos empresariales, al fomentar la eficiencia y proteger la marca.
4. Ventaja competitiva: Identifica oportunidades para destacarse en el mercado al conocer la oferta y estrategias de la competencia. Ayuda a las empresas a posicionar sus productos centrándose en los valores que los hacen destacar.
5. Estímulo a la innovación: Fomenta la innovación en la empresa, lo que mejora la oferta a través de cambios progresivos que se convierten en diferenciadores de la marca. El benchmarking es una herramienta clave para impulsar este proceso.

Objetivos del benchmarking

El benchmarking implica un aprendizaje constante y la mejora continua de tu empresa. Esto se logra al identificar y aplicar las mejores prácticas empresariales en tus operaciones. A continuación, destacamos sus propósitos:

1. Mejorar la eficiencia de los procesos empresariales, aumentando la rentabilidad de cada componente.
2. Elevar la calidad de tu organización tanto interna como externamente, impactando tanto a tus empleados como a tus clientes.
3. Posicionarte como una referencia en tu mercado al adoptar las mejores prácticas de la industria y estar a la vanguardia de tu sector.

El entorno empresarial evoluciona constantemente, por lo que es fundamental establecer objetivos claros que te permitan anticiparte a las tendencias y cambios en el mercado, manteniendo a tu negocio como líder en la industria.

Ventajas y desventajas del benchmarking

El benchmarking agrega eficiencia a las operaciones de tu empresa y amplía tu conocimiento sobre su funcionamiento. Si buscas mejorar tu productividad y obtener resultados prácticos, entonces esta práctica es perfecta para ti. Aquí te contamos más beneficios para que te convenzas de ello.

Ventajas del benchmarking

El benchmarking aporta eficiencia a las operaciones de tu empresa y expande tu comprensión sobre su funcionamiento. Si buscas mejorar la productividad y obtener resultados prácticos, esta práctica es ideal para ti. A continuación, detallamos sus beneficios para que comprendas su valor.

1.       Cambia paradigmas

Destaca al demostrar la posibilidad de mejorar los procesos internos de una empresa, rompiendo con la resistencia al cambio y evitando círculos viciosos que afecten su desempeño.

2.       Fomenta la cultura de evolución

Una empresa que no evoluciona enfrenta un futuro incierto. Promover el cambio crea una base de valores empresariales que facilita la adaptación y el aprendizaje continuo, impulsando el crecimiento y la productividad.

3.       Analiza a la competencia

Proporciona a las compañías una visión clara de su posición en el mercado y su industria, permitiéndoles comprender su ubicación frente a los competidores.

4.       Fomenta la cooperación

Transforma la percepción de la competencia en una oportunidad de aprendizaje en lugar de rivalidad, lo que facilita la adopción de modelos y procesos beneficiosos para múltiples negocios.

5.       Eficiente en costos

A pesar de requerir tiempo, el benchmarking no implica grandes gastos para las empresas. Si se siguen sus requisitos de manera adecuada, resulta ser un proceso económicamente eficiente.

6.       Motiva a los empleados

Al enfocarse en la optimización de la organización, motiva a los empleados a alcanzar un mayor nivel de productividad y a aprovechar mejor su tiempo en sus respectivas áreas.

Desventajas del benchmarking

No obstante, esta técnica puede presentar ciertas complicaciones que es importante considerar:

1.       Implica gastos inevitables

Aunque en general es una metodología económica, a veces puede requerir inversiones obligatorias al realizar cambios internos. Por ejemplo, si se descubre un sistema digital o inteligente para mejorar la productividad, la organización deberá adoptar esta solución para obtener resultados positivos.

2.       Riesgo para la identidad empresarial

Establecer límites claros al implementar las prácticas de otras empresas es fundamental. De lo contrario, la adopción de estas prácticas podría parecer más una copia que una adaptación. Aunque el objetivo es mejorar procesos, siempre deben mantenerse en línea con la cultura y la imagen de tu negocio.

Los 4 tipos de benchmarking

1.      Benchmarking interno

Este enfoque no se centra en la competencia ni en otras industrias, sino que se concentra en comparar los diferentes departamentos o áreas dentro de tu propia organización. Por ejemplo, si estás preocupado por los resultados del departamento de marketing, pero satisfecho con el desempeño del equipo de ventas, puedes buscar oportunidades para compartir conocimientos entre estos departamentos. Aunque tengan funciones diferentes, pueden colaborar para maximizar el éxito. Esta técnica ayuda a identificar puntos en común entre los equipos y a evaluar sus fortalezas y debilidades para encontrar oportunidades de mejora.

2.      Benchmarking competitivo

Esta metodología es ampliamente conocida en el mundo empresarial y se utiliza para evaluar la posición de una empresa en comparación con la competencia. Es ideal para analizar procesos, estrategias y técnicas que pueden contribuir a alcanzar objetivos comerciales. También ayuda a identificar posibles problemas y ajustar el rumbo según los resultados deseados. El benchmarking competitivo implica comparar productos, servicios y procesos similares de competidores exitosos. Puede llevarse a cabo de manera directa, indirecta o cooperativa, utilizando fuentes como ex empleados, proveedores, clientes, internet, publicaciones y otros medios.

3.      Benchmarking funcional

Este enfoque no se limita a la competencia directa, sino que amplía la búsqueda a competidores indirectos y a organizaciones destacadas en tu industria. La clave está en identificar corporaciones excepcionales dentro de tu sector y aprender de sus estrategias exitosas. ¿Qué están haciendo estas organizaciones de diversos segmentos para obtener tan buenos resultados? La meta es detectar estrategias efectivas y duraderas que puedan aplicarse en tu propia empresa, independientemente de si compites directamente con ellas.

4.      Benchmarking genérico

Similar al benchmarking funcional, este enfoque se centra en analizar las operaciones comerciales. Sin embargo, su objetivo es comparar el desempeño de tu organización con lo mejor de la industria en términos de funciones o procesos similares. Se trata de identificar similitudes entre departamentos equivalentes de empresas en tu mismo sector para ajustar y mejorar sistemas y actividades en tu organización.

Las 4 etapas del benchmarking

1.      Planificación

En esta fase inicial, es fundamental responder a las siguientes preguntas clave:

• ¿Qué aspectos deberíamos comparar?
• ¿Con quiénes deberíamos compararnos?

Aunque pueda parecer simple, la planificación es el punto de partida y el factor determinante para el éxito del proceso de benchmarking. Requiere un análisis detallado para identificar las principales deficiencias en los procesos de negocios y determinar cómo pueden corregirse mediante la evaluación de muestras internas o externas.

2.      Recopilación

En la segunda etapa, nos enfocamos en responder a la pregunta: ¿Qué información debemos recolectar? Una vez que hayamos identificado las empresas que mejor se ajustan a nuestros modelos de negocio, es esencial determinar qué datos se analizarán de estas organizaciones seleccionadas.

3.      Análisis

En esta fase, se examina la información recopilada para identificar recomendaciones y las mejores prácticas que se pueden replicar. Dos aspectos cruciales a considerar son:

• Brechas de rendimiento entre las empresas.
• Facilitadores para la mejora de los procesos.

Una vez que se haya procesado esta información, se deberán reconocer las prácticas que superan a otras organizaciones para facilitar su implementación en tu propio negocio.

4.      Implementación

La etapa final se trata de adaptar, mejorar y aplicar los facilitadores identificados. El objetivo principal de este enfoque es introducir los cambios más apropiados con el propósito de mejorar el rendimiento de la empresa y aumentar su productividad. A continuación, se detallan los pasos a seguir para llevar a cabo estas etapas en tu compañía.

A continuación, los pasos a seguir para que desarrolles estas etapas en tu compañía.

Cómo hacer un benchmarking

1.      Planificación

Inicia por definir las acciones que deseas evaluar y comparar para alcanzar tus objetivos. Además, identifica las empresas o áreas en las que te enfocarás y establece métodos de recopilación de datos e información. Formula un planteamiento sólido considerando estas preguntas clave:

• ¿Qué aspectos mediremos?
• ¿Con quiénes nos compararemos?
• ¿Cómo recopilaremos los datos?

2.      Establecimiento de metas y objetivos

Define metas y objetivos concretos que respalden tus metas generales. Puedes considerar metas a corto plazo con mejoras puntuales, metas de igualdad con otras áreas o empresas, o metas de liderazgo en la implementación de procesos efectivos. Asegúrate de que estos objetivos sean medibles al final del proceso.

3.      Identificación de áreas de mejora

Identifica las áreas de tu empresa que requieren mejoras y decide qué tipo de benchmarking seguirás (competitivo, funcional, interno o genérico). Esta identificación es esencial para darle sentido a tu comparativa.

4.      Formación de un equipo de trabajo

Reúne un equipo comprometido que se encargue de coordinar y llevar a cabo todas las etapas del proyecto de benchmarking. Establece una visión estratégica y utiliza herramientas de análisis de calidad para evaluar y documentar el proceso.

5.      Selección de herramientas y métodos

Elige las herramientas y métodos adecuados para llevar a cabo la recopilación de datos. Esto puede incluir diagramas causa-efecto, diagramas de flujo, hojas de verificación, diagramas de Pareto, histogramas, gráficos de control y diagramas de dispersión. Asegúrate de que estas herramientas sean apropiadas para tu proyecto.

6.      Recopilación de datos

Determina cómo recopilarás los datos, ya sea mediante cuestionarios telefónicos, correos electrónicos, entrevistas personales o visitas a las instalaciones de otras empresas. Asegúrate de que la información recopilada esté completa y clara.

7.      Análisis de resultados

Analiza en profundidad los datos recopilados para identificar recomendaciones y mejores prácticas que puedan replicarse. Representa los datos de manera gráfica y verifica si existen brechas de rendimiento. Mantén un enfoque objetivo en este análisis.

8.      Evaluación de la viabilidad de las mejoras

Evalúa la viabilidad de las mejoras identificadas y cómo se ajustan a tu empresa. Considera cómo cada facilitador ayudaría a tus prácticas internas y crea objetivos de mejora. Clasifica estas mejoras según su potencial para abordar las brechas detectadas.

9.      Implementación de cambios

Implementa las mejoras seleccionadas, establece metas de mejora, desarrolla planes de acción y ejecuta los cambios. Asegúrate de tener metas y objetivos concretos y de que tu equipo esté motivado y preparado para los cambios.

10.  Informe y seguimiento

Elabora un informe completo del proceso de benchmarking, incluyendo los resultados y las mejoras implementadas. Realiza un seguimiento de las mejoras y utilízalo como referencia para futuros proyectos similares.

Siguiendo estos pasos, podrás llevar a cabo un proceso de benchmarking efectivo que mejore la eficiencia y competitividad de tu empresa.

El benchmarking es como una revisión periódica para asegurarte de que todo esté en su lugar, similar a cuidar tu automóvil. Es esencial para el bienestar de tu empresa. Asegúrate de que tus estrategias de marketing, ventas y procesos de atención al cliente sean lo suficientemente efectivos para impulsar el crecimiento que deseas. Opta por tomar decisiones empresariales más acertadas para guiar a tu organización hacia el éxito constante.

Fuente: https://neetwork.com/benchmarking-una-estrategia-clave-para-el-exito-empresarial/