Cómo ahorrar tiempo optimizando las operaciones

El tiempo ha adquirido un nuevo significado en 2020. Para algunas personas, los días y las semanas se han mezclado en una confusión indescifrable. Para los empresarios, sin embargo, el tiempo sigue siendo un recurso increíblemente limitado. Ya con la tarea de hacer malabares con varios elementos de su negocio simultáneamente, muchos propietarios de pequeñas empresas ahora también tienen la tarea de enseñar, cuidar a los niños y cuidar a sus seres queridos. Cualquier herramienta o estrategia que ahorre tiempo es especialmente crítica, ya que le permite hacer más con menos y tomar decisiones proactivas.

Separarse de las tareas urgentes para obtener una recompensa futura ambigua puede ser abrumador, especialmente dadas las circunstancias actuales. Pero es necesario: “Vas a tener que pasar tiempo en el presente para ahorrar tiempo en el futuro”, dice Bernardo Martínez, vicepresidente de préstamos comerciales globales de PayPal. Las empresas que sobreviven a estos tiempos difíciles son las que pueden adaptarse, trabajar de manera más inteligente y tomarse el tiempo para planificar un futuro en evolución y, a menudo, incierto.

A continuación, Martínez comparte estrategias para crear el espacio que necesita para construir un negocio próspero.

Realice una auditoría de tiempos.

Es difícil exagerar cuánto hacen los propietarios de pequeñas empresas; Prácticamente siempre hay algo que requiere atención inmediata, lo que puede hacer que apartarse de la rutina diaria sea una hazaña hercúlea. El crecimiento, sin embargo, depende de vigilar el horizonte además del suelo directamente frente a ti.

Mantener este equilibrio requiere tiempo. Para obtener más información, Martínez recomienda realizar una auditoría de las operaciones existentes de su empresa. Pregúntese: ¿Dónde están los puntos débiles y cómo pueden mitigarse? ¿Hay procesos que se puedan realizar de manera más eficiente? La identificación de incluso mejoras menores en tareas comunes puede tener un efecto general significativo en la productividad.

“Los [dueños de negocios] que tienen éxito son los que dan un paso atrás”, dice Martínez. En lugar de apresurarse a solucionar los problemas a medida que surgen, como luchar para cumplir con una fecha límite de impuestos, intente abordar la causa raíz de los contratiempos habituales. (Quizás contratando a un contador o cambiando a un sistema automatizado).

Con el tiempo, esto creará el espacio para centrarse en objetivos menos inmediatos y más estratégicos. Cuando está consumido por actividades urgentes, “no tiene tiempo para pensar en cómo están progresando las cosas. Y cuando no tiene tiempo para eso, es posible que no tenga los diagnósticos adecuados para resolver los problemas [subyacentes] en su negocio “, dice.

Incorpora herramientas online.
La tecnología avanza rápidamente y ofrece una variedad de capacidades que hacen que las tareas diarias sean más fáciles y eficientes. Aproveche estos avances siempre que sea posible, dice Martínez.

Estas herramientas variarán según las necesidades específicas de su negocio, pero en general, la digitalización de las operaciones diarias es un buen lugar para comenzar. Mover transacciones en línea no solo ahorra tiempo, sino que le permite recopilar una gran cantidad de datos, incluida información valiosa sobre el comportamiento y las preferencias del consumidor. Los restaurantes con capacidades de pedido en línea, por ejemplo, pueden determinar no solo sus platos más populares, sino también los tipos de clientes con más probabilidades de pedirlos, lo que abre nuevas oportunidades de marketing.
Empiece por investigar si sus socios existentes ofrecen servicios en línea adicionales que puedan ahorrar tiempo. Si ya usa la plataforma de comercio de PayPal, por ejemplo, y necesita capital para su negocio, considere acceder a financiamiento a través de PayPal. A diferencia de solicitar un préstamo tradicional, que requiere visitas en persona y puede llevar semanas, la solicitud de Capital de Trabajo de PayPal es simple y se realiza completamente en línea. “La solicitud, la decisión y el financiamiento pueden tomar solo unos minutos”, dice Martínez, lo que le permite tomarse un respiro y planificar el futuro.

Prepárate en el presente para el futuro.
A corto plazo, las operaciones de actualización, por ejemplo, pasar del papel a la nube, puede parecer un dolor de cabeza. No solo lleva tiempo, sino que también requiere la participación de los empleados que están acostumbrados a hacer las cosas de cierta manera. Pero la inversión al principio casi siempre vale la pena la recompensa todos los días posteriores.

Tomemos los pagos, por ejemplo. Muchos empresarios, incluida la hermana de Martínez, administradora de propiedades, continúan confiando en las facturas físicas a pesar de la disponibilidad de sistemas de facturación en línea. Como resultado, se dedican horas de trabajo innecesario al envío, la recopilación y la conciliación de facturas individuales, un proceso que podría digitalizarse fácilmente. Una vez que haga el cambio, “probablemente le llevará unas horas enviar 100 facturas en lugar de uno o dos días”, dice Martínez. Es más, “en lugar de esperar siete días para recibir el pago, puede obtener su dinero de inmediato”.

La gente cree que es fácil dejar de hacer el cambio porque la transición requiere una inversión de tiempo inicial. Eso es un error: “Tienes que invertir tiempo en tu proceso de planificación para ahorrar tiempo en tu proceso de ejecución”, dice Martínez.

Fuente: https://www.entrepreneur.com/article/359594