Pensar la estructura de la empresa

La estructura incluye:

• la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades en una organización
• las relaciones entre los gerentes
• las relaciones entre los empleados
• las relaciones entre gerentes empleados.

Diseñar la estructura de la organización es un requerimiento para su ordenamiento efectivo. Es imprescindible que el diseño sea claro y comprensible para todos los que deban realizar una determinada tarea y para quién es el responsable por los resultados. De esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra una comunicación y un espacio para la toma de decisiones adecuados con los objetivos de la empresa. Por lo tanto, podemos concluir que la estructura es un medio del que se sirve la organización para conseguir sus objetivos con eficacia.

Pasos del diseño de la estructura

Organizar es un proceso en permanente evolución, pero siempre deben respetarse cuatro pasos básicos cuando se toman decisiones para definir una estructura:

• Dividir la carga de trabajo en tareas que pueden ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personal o grupos. Esto se conoce como división de trabajo. 
• Combinar las tareas en forma lógica y eficiente. Este proceso, de agrupación de empleados y tareas se denomina departamentalización. 
• Definir quién depende de quién en la organización. Esta vinculación de los departamentos produce una jerarquía.
• Establecer los mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce como coordinación.

O sea, en la estructura se considera, por un lado, la diferenciación (división del trabajo), y, por otro, la integración (coordinación de la división del trabajo) con el fin de alcanzar los objetivos establecidos. La estructura es el marco formal por medio del cual las tareas se dividen, se agrupan y se coordinan, todo lo cual se visualiza en el organigrama.

Tipos de estructuras organizacionales

Hay diferentes tipos de estructuras organizacionales. La mayor o menor conveniencia de adoptar un tipo u otro depende, en gran medida de la estrategia. El paso de una estructura organizacional a otra no puede ser instantáneo. Por otra parte, hay que tener en cuenta que la estructura no es el único factor que influye en la estrategia, ya que, además, debe considerarse el liderazgo y la cultura de la organización.

A continuación, veremos las características de cada uno de los tipos de estructuras organizacionales, que básicamente son:

• Lineal
• Funcional
• Lineal/funcional
• Divisional
• Matricial

Organización Lineal

La organización lineal es aquella en la que la autoridad fluye desde los niveles más altos de la organización hacia los más bajos, y en ese sentido, los deberes y las responsabilidades de los diferentes miembros, así como las relaciones que entre ellos se establecen y definen tempranamente.

La organización lineal tiene una conformación de tipo piramidal, donde cada uno de los jefes recibe y transmite lo que sucede en su área, por medio de vías de comunicación preparadas específicamente para eso. De esta manera, es imposible que dentro de la organización exista una decisión de la cual nadie se hace cargo en cuanto a responsabilidad. De todos modos, por su intención abarcativa, la responsabilidad final siempre recae sobre la cúspide de la pirámide.

En esta clase de organización no funciona la asesoría, y la coordinación solamente es tomada por las unidades administrativas que están en un mismo nivel de autoridad.

Ventajas y Desventajas

Las ventajas de una organización lineal pueden verse en la simplicidad de su estructura por el reporte a un único superior, por la delimitación de las responsabilidades, la facilidad de la implantación y los buenos mecanismos de comunicación entre las diferentes estructuras jerárquicas, lo que redunda en buenas vías para otros propósitos.

Las desventajas, en cambio, se relacionan con la estabilidad y la constancia de las relaciones formales, que pueden conducir a la rigidez y a la inflexibilidad de la organización lineal, con no responder de manera adecuada a los cambios rápidos y constantes de la sociedad moderna.

La unidad de mando hace del jefe un generalista que no puede especializarse en nada (la organización lineal impide la especialización).

A medida que la empresa crece, la organización lineal conduce inevitablemente a la congestión, en especial en los niveles altos de la organización.

Organización funcional

Este tipo de organización, reúne en un departamento a todos los que se dedican a una actividad, o a varias relacionadas, que se denominan funciones. Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones para cada tarea.

Es probable que la organización funcional sea la forma más lógica y básica de división por departamentos. Facilita considerablemente la supervisión, porque cada gerente sólo debe ser experto en un área limitada de conocimientos y habilidades. Además, facilita el movimiento de los conocimientos y habilidades especializadas para su uso en los puntos donde más se necesitan.

Al igual que la organización lineal, la organización funcional pretende tener muy aceitados los mecanismos de comunicación al interior de la empresa, eliminando al máximo la cantidad de intermediarios.

Características de la organización funcional:

• Autoridad funcional o dividida: Es una autoridad que se sustenta en el conocimiento. Ningún superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa.
• Línea directa de comunicación: Directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles.
• Descentralización de las decisiones: Las decisiones se delegan a los órganos o cargos especializados.
• Énfasisen la especialización: Especialización de todos los órganos a cargo.

Ventajas y Desventajas

Entre las ventajas se puede ver, principalmente, la superación de la forma lineal de organizar las empresas. Las organizaciones pudieron especializarse más, y así obtener la mayor eficiencia de los empleados. La división del trabajo comenzó a ser planeada y no accidental, y el trabajo manual se separó del trabajo intelectual. Se puede ejercer una mejor supervisión técnica y con una comunicación directa más rápida.

En cuanto a las desventajas, es cierto que al interior de la empresa comenzó a ser más difícil localizar y fijar la responsabilidad, lo cual afecta la disciplina y la moral de los trabajadores, que en ocasiones consideran que existen contradicciones en las órdenes. El principio de la unidad de mando, típico de la estructura que parecía acabada, de todos modos, tiene algunas ventajas en lo que hace a la responsabilidad organizacional, y su ausencia puede motivar alguna clase de conflictos en algunos casos.

Se presenta una tendencia a la competencia entre especialistas, ya que los diversos órganos o cargos se especializan en determinar actividades; ellos tienden a imponer a la organización su punto de vista y su enfoque. Asimismo, se puede producir una confusión en los objetivos, ya que la organización funcional exige la subordinación múltiple, no siempre el subordinado sabe exactamente a quién informar sobre un problema. Esa duda genera contactos improductivos, dificultades para la orientación y confusión en cuanto a los objetivos que debe alcanzar.

Organización lineal/funcional

En este caso se combinan los dos tipos de organización, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una. Así, se conserva de la organización lineal, la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un solo jefe para cada función en especial (cadena de mandos), y de la funcional, la especialización de cada actividad en una función.

Este tipo de organización es el más utilizado en la actualidad. Por ejemplo, en el caso de existir un gerente general debe seguir los canales de comunicación (lineal). Asimismo, cada una de las áreas conserva la responsabilidad específica dentro de su especialidad, y cada una de ellas tiene la autoridad sobre las secciones que le reporten.

Ventajas y Desventajas

Entre las ventajas a resaltar, logra que los conocimientos de los expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de dirección. También hace posible el principio de responsabilidad y autoridad, y la especialización de un staff.

Como desventaja, mencionamos que se puede producir una confusión si no son bien definidos los deberes y las responsabilidades de las áreas que van a componer la organización.

Organización divisional

La organización divisional, o por producto/mercadeo, reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y comercialización de un producto, o un grupo relacionado de productos, o a todos los que tratan con cierto tipo de cliente.

Cuando la división por departamentos de una empresa se torna demasiado compleja para coordinar la estructura funcional, por regla general, se crean divisiones semiautónomas. En cada división, los gerentes y los empleados diseñan, producen y comercializan sus propios productos.

La organización por producto/mercadeo puede seguir uno de tres patrones: división por producto, la división geográfica (que se utiliza por empresas de servicios, financieras y otras no fabriles), y la división por cliente, donde la organización se divide de acuerdo con los diferentes usos que los clientes realizan de los productos.

Organización matricial

La estructura matricial, o sistema de mandos múltiples, consiste en una organización con dos tipos de estructura en forma simultánea.

Los empleados tienen, de hecho, dos jefes, es decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una es la de funciones o divisiones, y la otra es de una disposición horizontal, que combina al personal de diversas divisiones o departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto o un grupo, que es experto en el campo de especialización asignado al equipo.

Ventajas y desventajas

Con frecuencia, la estructura matricial es un medio eficiente para reunir las diversas habilidades especializadas que se requieren para resolver un problema complejo. Otra ventaja, es que concede a la organización una gran flexibilidad para ahorrar costos (como a cada proyecto sólo se le asigna la cantidad exacta de personas necesarias, se evita la duplicación).

Una desventaja es que no todo el mundo se adapta bien a su sistema. Los miembros del equipo, para ser efectivos, deben presentar habilidades interpersonales, ser flexibles y estar dispuestos a cooperar.

Síntesis

Frente a los problemas de producción, de comercialización, de logística y de control que se producen en las organizaciones es necesario preguntarse si la clave está en la formación del personal, en su motivación, en su capacitación o en el liderazgo, pero también hay que preguntarse si existen restricciones estructurales u organizativas que impiden el desarrollo adecuado de las personas y el cumplimiento de los objetivos de la organización.

El análisis de los tipos de estructura conocidos es uno de los valiosos aportes que puede realizar la consultoría externa a una empresa, porque ayuda a encontrar la solución más adecuada para cada caso concreto.

Fuente: http://www.temas-caps.com.ar/news169-art2.php

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